change@office - Virtuelle Chefentlastung - Die neue Form des Managementsupports

Vorwort

Inhaltsverzeichnis

1 Zukunft braucht Vergangenheit

1.1 Aus der Sicht der Assistentin:Wie es früher war - was heute zählt

1.1.1 Neuer Fokus im Büro von heute

1.1.2 Die fachliche Qualifikation

1.1.3 Die persönliche Qualifikation

1.1.4 Welche Ausbildungsmöglichkeiten gibt es?

Europasekretär/ln Im Fachbereich Office-Management

Internationale Manasementassistenz

Marketing-Managementassistentlin

Marketing-Managementassistentlin Berufsprofil

Touristik-Managementassistentlin Berufsprofil

Office-Manager/in Berufsprofil

BetrlebswlrUtn bSb Berufsprofil

Personalreferentlin bSb Berufsprofil

Managementassistentlin bsb Schwerpunkt Kommunikation Berufsprofil

Der Fernlehrgang-gute Alternative fUr selbstbestimmtes Arbeiten

1.1.5 Was macht die Assistenz von heute aus?

Und der/die Office-Manager/in?

1.1.6 Wie gehen Unternehmen mit den Begrifflichkeiten um?

1.1.7 Welche Aufgaben haben Assistenzen heute? WelcheArbeitsfelder könnten in der Schnittmenge stehen?

1.1.8 Definitive Ziele vereinbaren -der Trend Tür das Office der Zukunft

Was sind Zielvereinbarunllen und welchen Sinn haben sie?

Wie formuliert man Ziele?

Ablauf eines Zielvereinbarungsgesprächs

Worauf ist zu achten?

Mögliche Fragen für die Vorbereitung der Assistenz:

Was ist der Nutzen für die Assistenz?

Der Nutzen für den Vorgesetzten

1.2 Aus Sicht des Vorgesetzten: Das Sekretariat im Wandel

1.3 Die Kehrseite der Medaille: Mögliche Auswirkungen für die Manager

2 Moderne Kommunikationstechnologien

2.1 Welches Medium ist wann sinnvoll?

2.2 Sodal Media: Die Assistenz in sozialen Netzen

3 Ununterbrochen unterbrochen

3.1 Störungen im modernen Office-Alltagerfolgreich im Griff

3.2 Die Informationsflut unter Kontrolle!

3.3 Wie gehen Sie mit Informationen um?

3.4 Sinnvoller Umgang mit Informationen

4 Informationsflut: E-Mail & Co.

4.1 Der Manager von morgen

4.2 Professionelles E-Mail-Management

4.2.1 Grundsätzliches

4.2.2 Eine E-Mail-Kultur im Unternehmen etablieren

4.2.3 Professionelles Verfassen von E-Mails

Was ist anders als beim Brief?

DIN-Regen für E-Mails

Bastes für den Verfasser

Der Betreff (SubJect)

Durch den Betreff kategorisieren

4.2.4 Die E-Mail-Flut im Griff behalten - den Posteingang gestalten

Organisieren Sie Ihren Posteingang:

Bearbeiten Sie Ihre elektronische Post schneller:

Derart gestalten Sie eine E-Mail-Ablage, in der Sie alles schnell wiederfinden:

4.2.5 E-Mails für den Chef organisieren

5 Virtuelle Chefentlastung - Leitfadenzur effektiven Zusammenarbeit auf Distanz

5.1 Organisatorische Absprachen zwischen Chef und Assistenz

5.1.1 Effektives Informationsmanagement im E-Mail-Postfach

Die wichtigsten Punkte in Form einer Checkliste

5.1.2 Gute Planung ist die halbe Miete

5.2 Regeln für den Informationsfluss

Klären Sie zunächst die Erwartungshaltung auf beiden Seiten

Sprechen Sie über gemeinsame Ziele und Werte

Eigenschaften eines Dreamteams

Ist Ihr Chef ein Perfektionist oder liebt er eher das kreative Chaos?

Schaffen Sie eine gute Basis TUr die professionelle Zusammenarbeit

Gemeinsame Karriereplanung für das virtuelle Team

5.3 Kommunizieren mit einem Vorgesetzten in derFerne - die "Long Distance Cooperation":

Per "skype"

Per "Telefonnotizen" In Lotus Notes oder "Notizen" In Outlook

Per Informationsordner auf einem gemeinsamen Laufwerk

Per Webkonferenz

Das Büro auf Zeit

Sicherer Datenaustausch auf Reisen

Digitales Diktat

5.4 Den Führungsstil des Vorgesetzten in Abwesenheit unterstützen

Autoritärer Führungsstil- Weisungen werden klar von oben nach unten erteilt

Kooperativer Fübrungsstil- der Vorgesetzte legt Wert auf Teamarbeit

Laissez-faire - alle Freiheiten liegen bei den Mitarbeitern

Patriarchalisch - der Chef als Vaterfigur

Charismatisch - der Chef als Vorbild mit Ausstrahlung

Autokratisch - der Chef ist den meisten Mitarbeitern nicht bekannt

Bürokratisch - Gesetze regeln die Prozesse

Situativ - aWi der Situation spontan entscheiden

6 Zukunftsvisionen des modernen Büros

6.1 Virtual Office - das Büro der Zukunft hat keine festen Wände

6.1.1 "The best office is no office!"

6.1.2 Cloud Computing - Zeitenwechsel in der IT

Ooud Computing markiert die nächste Generation von "IT on Demand":

6.2 Leben und Arbeiten in der Zukunft

6.3 Auch Chefs müssen dazulernen

6.4 Wie Sie in der Assistenz Ihr Standing sichern

Ein Blick in die Zukunft: Welche Qualifikationen Sie stark machen

6.5 Wandel in Unternehmen und die Folgen für die Managementassistenz

Worauf Sie Ihre Energie konzentrieren sollten

6.6 Welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche sind zukunftsfähig? Managementassistenz -ein Job, viele Perspektiven

Typische Aufgaben eines Office-Beraters:

Oder werden Sie zum Travel-Manager:

Weitere Aufgaben:

Wer in die qualifizierte Personalassistenz einsteigt, auf den warten folgende spannende Aufgaben:

Als Referentin im Bereich Öffentlichkeitsarbeit könnten das Thre Aufgaben sein:

Weitere zukunftsfähige Aufgaben für die Managementassistenz könnten sein:

7 Ihre Strategie-Entwicklung -ein Selbstcoaching

7.1 Ihre Zukunfts-Pyramide

Schritt 1: Zuerst fUhren Sie eine Bestandsaufnahme durch - Ihre Inventur am Arbeitsplatz

Schritt 2: Eruieren Sie als Nächstes Ihren Ist-Zustand

Schritt 3: Potenzialanalyse

Schritt 4: Brainstorming - eine Ideensammlung

Schritt 5: Selbst-PR - gesundes Marketing in eigener Sache

Der Einstieg

Spannungsaufbau

Höhepunkt

Schluss

So erstenen Sie Ihr schriftliches Kompetenzprofil

Schritt 6: Nun legen Sie Ihre beruflichen Ziele fest. Achten Sie darauf, dass die Ziele erreichbar sindl

Zielarten

Ziele formulieren

VorteiIe der Erarbeitung von Zielen

7.2 Wenn Sie sich für das moderne Office bewerben

7.2.1 Neue Trends: Das Wichtigste zur Online-Bewerbung

7.2.2 Arbeiten im Ausland

7.2.3 Die virtuelle Bewerbung - im Netmeeting

Pars6nllcha Assistantin das VR-Prlsldanten

Goldene Regeln für Ihre Zukunft im Office

Stichwortverzeichnis