Auf den Punkt: Präsentationen pyramidal strukturieren - Erfolgreicher kommunizieren mit klaren Botschaften und ergebnisorientierter Struktur

Auf den Punkt: Präsentationen pyramidal strukturieren

1Herausforderung: Präsentationenmüssen besser werden –schnell und einfach zu verstehen, effizient vorzu bereiten

1 Empfänger müssen Präsentationen schnell und einfachverstehen

1.1 Präsentationsinhalte werden immer anspruchsvoller

1.1.1 Die Komplexitätsspirale dreht sich schneller und schneller

1.1.2 Unternehmen müssen der steigenden Komplexität in immer kürzeren Intervallen begegnen

1.1.2.1 Differenzierungskriterien der Vergangenheit verlieren an Bedeutung

1.1.2.2 Künftiger Erfolg basiert auf stetigem Komplexitätsmanagement

1.1.2.3 Deshalb müssen Unternehmen ihre Strukturen immer wieder den veränderten Bedingungen anpassen

1.1.3 Deshalb werden geschäftliche Präsentationen immer anspruchsvoller – kommunikatives Abbild der unternehmerischen Komplexität

1.2 Aber statt Mitzuwachsen strebt unser Gehirn nach Einfachheit

1.2.1 Wissenschaftlich belegen Hirnforschung und Psychologie die Reduktion bewussten Denkens auf zentrale Variablen

1.2.1.1 Grundsätzlich ist das Gehirn ein höchst leistungsfähiges System neuronaler Verbindungen

1.2.1.2 Für bewusstes Denken aber ist das Gehirn nur eingeschränkt geeignet

1.2.1.3 Das Gehirn strebt nach Einfachheit – Zentralreduktion auf wesentliche Variablen

1.2.2 Praktisch bestätigen Beispiele wie Smartphones oder Flatrates den Erfolg einfacher Lösungen

1.3 Daher müssen Präsentationen heute mehr denn je schnell und ein-fach zu verstehen sein

1.3.1 Empfänger verstehen die Ergebnisse sofort

1.3.2 Empfänger erhalten das richtige Maß an Komplexität

1.3.3 Empfänger können Komplexität allgemeinverständlich nachvollziehen

2 Autoren wollen sich mit wenig Aufwand gut präsentieren

2.1 Präsentationen sind wesentliches Instrument geschäftlicher Kommunikation

2.2 Aber Präsentationen werden häufig neben der inhaltlichen Arbeit vorbereitet

2.3 Deshalb braucht der Autor gute Qualität in kurzer Zeit

2 Lösung: Die pyramidale Präsentationkommuniziert Ergebnisse besser –Botschaften und Struktur statt langerHerleitung

1 Die pyramidale Präsentation kombiniert klare Aussagen und logische Struktur – das Wesentliche am Anfang, systematisch untermauert

1.1 Die Präsentationsinhalte werden von der zentralen Botschaft ausgehend durch Details untermauert

1.1.1 Die Kernaussage steht am Anfang und fasst die zentrale Botschaft zusammen – bei Bedarf in diplomatischen Worten

1.1.2 Teilaussagen untermauern danach die Kernaussage – entweder als systematische Konkretisierung oder zwingende Begründung

1.1.2.1 Die Gruppe konkretisiert die Kernaussage mit parallelen, logisch SAUBER®en Teilaussagen

1.1.2.2 Die Kette begründet die Kernaussage mit drei logisch verknüpften Teilaussagen

1.1.3 Teilaussagen werden nun ihrerseits mit Gruppen und Ketten untermauert

1.2 Die Präsentationsmedien bilden Botschaften und Struktur auf allen Ebenen ab

1.2.1 Die Präsentationsunterlage geht vom Allgemeinen ins Detail – wie vom Nachrichtenartikel gewohnt

1.2.2 Der Präsentator beginnt den Vortrag mit der Kernaussage und vertieft danach für das Publikum wichtige Inhalte

2 Damit stellt die pyramidale Präsentation das Ergebnis in den Vordergrund – im Gegensatz zur gewohnten Herleitung

2.1 Wir haben gelernt, die schrittweise Herleitung unserer Ergebnisse zu dokumentieren

2.2 Aber in der geschäftlichen Kommunikation kommt es meist auf das Ergebnis an, nicht den Weg dorthin

2.2.1 Analysen und Konzepte sind Grundlage für unternehmerische Entscheidungen

2.2.2 Doch die meisten Entscheidungen werden auf Basis inhaltlicher Ergebnisse gefällt

2.2.3 Folglich sind Herleitungen in der geschäftlichen Kommunikation nur in Ausnahmefällen gefragt

2.3 So stellt die pyramidale Struktur vertraute Gewohnheiten auf den Kopf

2.3.1 Der Sender ersetzt Fleißnachweis durch Ergebnisse

2.3.2 Der Empfänger verzichtet auf Vorgaben und formuliert im Vorfeld klare Kernaufgaben

3 Daher ist die pyramidale Präsentation im geschäftlichen Umfeld meist besser – Vorteile für Empfänger und Sender

3.1 Empfänger erfassen die Argumentation sofort und entscheiden selbst, wo sie tiefer einsteigen wollen

3.1.1 Empfänger erkennen die zentralen Aussagen ohne mühsames Heraus-filtern

3.1.2 Empfänger bestimmen selbst ihren Zeiteinsatz für die Präsentation

3.1.3 Empfänger vollziehen auch sehr komplexe Inhalte logisch nach

3.1.4 Empfänger decken inhaltliche Schwachstellen gezielt auf

3.2 Sender bereiten effizienter vor und treten wirkungsvoller auf

3.2.1 Präsentatoren bereiten Unterlagen schneller und fundierter vor

3.2.1.1 Orientierung am roten Faden beschleunigt die Vorbereitung

3.2.1.2 Selbst-Test steigert die Logik der Argumentation

3.2.1.3 Feedback von Kollegen und Vorgesetzten wird frühzeitig genutzt

3.2.2 Präsentatoren wirken stärker durch gezieltes Argumentieren und Auftreten

3.2.2.1 Der Präsentator nutzt die höchste Aufmerksamkeit des Publikums

3.2.2.2 Der Präsentator wird nicht durch ablenkende Fragen gestört

3.2.2.3 Der Präsentator gewinnt persönliche Akzeptanz

3.2.2.4 Der Präsentator trägt souverän vor

3Vorgehen: Kommen Sie mit pyramidalenPräsentationen auf den Punkt – in vierSchritten zum professionellen Auftritt

1 Eignung des pyramidalen Ansatzes verifizieren: Im geschäftlichen Umfeld nur in drei Situationen auf pyramidalen Aufbau verzichten

1.1 Bei Schulungen nochmal differenzieren – neue Methoden besser schrittweise herleiten, Wissen durchaus pyramidal vermitteln

1.1.1 Bei Methodenschulungen, zum Beispiel neuen Montageverfahren, das Publikum das Vorgehen durchlaufen lassen – ohne pyramidalen Aufbau

1.1.2 Bei der Wissensvermittlung, zum Beispiel neuen Produkten, systema-tisch Ergebnisse vermitteln – mit pyramidalem Aufbau

1.2 Bei Personalentwicklungsmaßnahmen ruhig das Vorgehen darlegen

1.3 Bei eindeutig irrationalen Entscheidungssituationen auf Logik verzichten

2 Inhaltlichen Redaktionsschluss setzen: Ergebniskommunikation setzt ein Ergebnis voraus

2.1 Bei ergebnisoffener Analyse die Ergebnisstrukturierung schritt-weise in die Arbeit einbinden

2.2 Für vorgegebene Positionen gleich am Anfang die Argumentations-struktur skizzieren

3 Selbst eine neue Rolle annehmen: Mut für klare Positio-nen erfordert Umdenken

3.1 Erst die Rolle im Beruf annehmen – willkommen im Ernst des Lebens

3.2 Dann die Rolle zum Thema annehmen – keiner kennt sich besser aus

3.3 Schließlich die Rolle als Präsentator annehmen – man hätte Sie sonst wohl nicht gefragt …

4 Professionelle Layoutvorlagen einsetzen: Design und Inhalt gleichberechtigt darstellen

4.1 Die pyramidale Pflicht erfüllen: Oben eine zweizeilige Kernaussage, unten Platz zur Visualisierung

4.2 Die kommunikative Kür meistern: Zurückhaltendes Layout und ver-ständliche Inhalte

4.2.1 Layoutelemente möglichst in einem visuell abgegrenzten Bereich anordnen

4.2.2 Für Kernaussage und Visualisierung einheitliche Gestaltungsregeln festlegen

Die Kernfrage des Empfängers mit der eigenen Kernaus-sage passgenau beantworten

Die Kernfrage des Empfängers mit der eigenen Kernaussagepassgenau beantwortenDie Kernaussage logisch untermauern – auseigenen Inhalten eine schlüssige Argumentation machenDie Struktur in mehreren Schleifen weiter detaillieren –nach Maß schneidern

1 Das Informationsbedürfnis des Empfängers durch Rollenwechsel erfassen

1.1 Sich gedanklich in den Empfänger hineinversetzen

1.2 Die Kernfrage des Empfängers als Entwurf zu Papier bringen

1.3 Bei mehreren Empfängern aus den einzelnen Erwartungen eine gemeinsame Kernfrage konsolidieren

1.4 Sich die Kernfrage vom Empfänger oder einem Experten bestätigen lassen

2 Auf Basis der eigenen Ergebnisse und Ziele die Kernaussage passgenau formulieren und prüfen

2.1 Die Kernaussage als zentrale Zusammenfassung entwerfen – vielfältige Anforderungen in einem Satz

2.1.1 Grammatikalisch vollständige Sätze formulieren – am besten an der Kernfrage ansetzen

2.1.2 Mit der Tendenz der Botschaft anfangen – an harten Fakten oder persönlicher Positionierung ansetzen

2.1.3 Das eigene kommunikative Ziel formulieren – informieren oder auffordern

2.1.4 Inhaltliche Besonderheiten berücksichtigen – Widersprüche, Prioritäten oder Ausnahmen deutlich machen

2.2 Die passgenaue Beantwortung der Kernfrage des Empfängers prüfen

Die Kernaussage logisch untermauern – aus eigenen Inhalten eine schlüssigeArgumentation machen

1 Den richtigen Schnitt wählen – Strukturen schaffen durch Herausarbeiten der wichtigsten Gemeinsamkeiten

1.1 Mögliche Strukturierungskriterien erkennen

1.1.1 Bei der Ergebnisaufbereitung auf dem Papier Gemeinsamkeiten im Satzbau lokalisieren

1.1.2 Eventuell bereits bei der inhaltlichen Arbeit wesentliche Gemeinsam-keiten oder Differenzierungen feststellen

1.2 Das wichtigste Strukturierungskriterium als goldenen Schnitt auswählen

1.2.1 Für bahnbrechende Ergebnisse die oberste Strukturebene aus den Inhalten ableiten

1.2.2 Für weniger spektakuläre Botschaften Denkmuster des Empfängers als oberste Strukturebene aufgreifen

2 Den Schnitt richtig wählen – Logik und Verständlichkeit sichern mit den SAUBER®-Kriterien

2.1 Standardstrukturen oder bis zu sieben spezifische Aussagen kann das Gehirn leicht verarbeiten

2.1.1 Mit Standardstrukturen vorhandene Denkmuster des Empfängers aufgreifen

2.1.2 Bei spezifischen Strukturen maximal sieben parallele Aussagen bilden

2.2 Analoge Aussagen sorgen für konsistente Untermauerung der Kernaussage

2.2.1 Top-down die Botschaft der Kernaussage in allen Teilaussagen aufgreifen

2.2.2 Bottom-up inhaltliche Ergebnisse als analoge Teilaussagen formulieren

2.3 Unabhängige Aussagen reduzieren die Komplexität der Details

2.3.1 Mit sprachlich überschneidungsfreien Formulierungen eindeutige Zuordnung sichern

2.3.1.1 Bei hartnäckigen Redundanzen eine Kategorie ersatzlos streichen

2.3.1.2 Bei Schnittmengen sich für ein eindeutiges Strukturierungskriterium entscheiden

2.3.1.3 Bei Teilmengen die logische Hierarchie der Teilaussagen herausarbeiten

2.3.2 Mit inhaltlich eigenständigen Aussagen Wechselwirkungen der Teilkate-gorien ausschließen oder aktiv steuern

2.4 Bedeutungsvolle Formulierungen ermöglichen Verzicht auf Details

2.4.1 Inhaltlich geeignete Indikatoren zum Beleg der Kernaussage verwenden

2.4.2 Sprachlich präzise formulieren

2.5 Erschöpfende Aussagen sorgen für vollständige Untermauerung der Kernaussage

2.5.1 Unterschiedliche Umfänge in Kernaussage und Teilaussagen erkennen

2.5.2 Unterschiedliche Umfänge durch zusätzliche Teilaussagen oder Anpassung der Kernaussage beseitigen

2.6 Relevanzabhängige Abfolge der Aussagen unterstützt Gewichtung der Inhalte

2.6.1 Logische Reihenfolgen nutzen anhand der Formulierungen

2.6.2 Individuelle Reihenfolge festlegen anhand inhaltlicher Relevanz

Negativ oder indifferent aufgenommene Aussagen mit der pyramidalen Kette zwingend begründen

Negativ oder indifferent aufgenommeneAussagen mit der pyramidalen Kettezwingend begründen

1 Für skeptisches Publikum benötigen Sie eine wasser-dichte Argumentation

2 Aber leider genügt induktives Schließen der pyramida lenGruppe zur Beweisführung nicht

3 Folglich müssen Sie Ihre Aussage mit dem deduktiven Schließen der pyramidalen Kette zwingend begründen

3.1 Für logische Überzeugung im iterativen Vorgehen aus zwei Prämissen eine Schlussfolgerung ableiten

3.1.1 Die pyramidale Kette besteht immer aus drei Teilaussagen mit klar definierten Funktionen

3.1.2 Die Verknüpfung muss logische Anforderungen von Aussagelogik und Syllogismen erfüllen

3.1.2.1 Für eine einfache Argumentation genügen Wenn-Dann-Beziehungen der Aus sagelogik

3.1.2.2 Für anspruchsvollere Argumentationen fordern Syllogismen das logische Denken heraus

3.1.3 Daher erfordert die Verknüpfung der pyramidalen Kette mühsame und kritische Entwicklungsschleifen

3.1.3.1 Zunächst entwerfen Sie in Ihren Prämissen den notwendigen logischen Bezug

3.1.3.2 Dann formulieren Sie die beiden Prämissen inhaltlich aus

3.1.3.3 Abschließend prüfen Sie die Stringenz der Argumentation und vermeiden logische Fallen

3.2 Für inhaltliche Stabilität die Kongruenz der Kette nach oben und unten prüfen

3.2.1 Mit einem kurzen Blick die inhaltliche Übereinstimmung von Schluss-folgerung und Kernaussage prüfen

3.2.2 Gründlich die inhaltliche Belegbarkeit der Prämissen prüfen

3.3 Für eine möglichst positive Beziehungsebene die weniger strittige Teilaussage an den Anfang stellen

3.3.1 Aus logischer Sicht ist die Reihenfolge der Prämissen irrelevant

3.3.2 Aus psychologischer Sicht sollten Sie in den meisten Fällen zunächst die Beziehungsebene stärken

3.3.3 Folglich sollten Sie bei Bedarf noch die Reihenfolge ändern, um mit der weniger kritischen Prämisse zu beginnen

Die Struktur in mehreren Schleifen weiterdetaillieren – nach Maß schneidern

1 Inhaltlich den angemessenen Umfang der späteren Präsentation abstecken

1.1 Als Grundlage den Bedarf des Empfängers an weiterer Vertiefung hinterfragen

1.2 Wo Bedarf besteht, die Untermauerung strukturieren und eventuelle inhaltliche Lücken nacharbeiten

1.3 Wo der Bedarf erschöpft scheint, eine Gegenprobe vornehmen und Back-up-Möglichkeiten notieren

2 Logisch formale und gedankliche Hürden bei der Unter-mauerung meistern

2.1 Zwei formale Regeln bei der Strukturierung berücksichtigen – die logische Pflicht

2.1.1 Keine weitere Kette unmittelbar unter die Schlussfolgerung einer Kette stellen

2.1.1.1 Grundsätzlich können Gruppen und Ketten beliebig kombiniert werden

2.1.1.2 Doch die unmittelbare Untermauerung der Schlussfolgerung einer Kette mit einer weiteren Kette wäre unlogisch

2.1.1.3 Deshalb müssen Sie „Kette-unter-Schlussfolgerung“-Kombinationen auflösen

2.1.2 Eins-zu-eins-Beziehungen auflösen

2.2 Gedankliche Klippen bei komplexen Strukturen nehmen – die argumentative Kür

2.2.1 Parallele Unterstrukturen unter mehreren Teilaussagen auf höhere Relevanz hinterfragen

2.2.1.1 Wenn es Ihre Empfängeranalyse will, dürfen mehrere Teilaussagen einer Ebene parallele Untergruppen haben

2.2.1.2 Bei parallelen Unterstrukturen kann aber ein alternativer Strukturaufbau sinnvoll sein

2.2.1.3 Folglich sollten Sie parallele Unterstrukturen zum Anlass nehmen, Ihre Struktur nochmals zu hinterfragen

2.2.2 Mit mehrstufigen pyramidalen Ketten bei komplexen Aussagen schrittweise überzeugen

2.2.3 Mit Positiv-Negativ-Argumentationen zweigleisig fahren

2.2.4 Mit Alternativen oder Optionen inhaltliche Vielfalt pyramidal abbilden

2.2.4.1 Über unterschiedliche Möglichkeiten informieren – allein oder zur konkreten Umsetzung eines Vorschlags

2.2.4.2 Unterschiedliche Möglichkeiten bewerten – absolute Einschätzungen ohne konkreten Vorschlag

2.2.4.3 Möglichkeiten unter dem Kommentar einer Kette vergleichen – klare Empfehlung für eindeutige Kriterien

Strukturen in aussagekräftigePräsentationsunterlagen übertragen

1 Dokument mit klarer Storyline anlegen: Abfolge und Überschriften der Folien bestimmen

1.1 Aus der Kommunikationsstruktur die Abfolge der Folien ableiten

1.1.1 Auf dem Deckblatt die Kernaussage wiedergeben

1.1.2 Im sprechenden Inhaltsverzeichnis auf möglichst einer Seite die zentralen Aussagen zusammenfassen

1.1.2.1 Bestimmen Sie die Anzahl der zu übernehmenden Strukturebenen abhängig von Relevanz und Umfang

1.1.2.2 Wählen Sie die geeignete Darstellungsart – in der Regel die Textfolie

1.1.3 Mit Zwischenseiten für die oberen Strukturebenen umfangreiche logische Einheiten erkennbar abgrenzen

1.1.4 Jeden Strukturstrang mit Übersichts-, Detail- und Back-up-Folien vollständig abarbeiten

1.1.4.1 Übersichtsfolien zur schrittweisen Einführung weiterer Details anlegen

1.1.4.2 Detailfolien für die erwartete inhaltlich-substanziierte Argumentation anlegen

1.1.4.3 Back-up-Folien unmittelbar in der Folienabfolge oder als Anhang für unerwarteten Detailbedarf ergänzen

1.1.4.4 Auf der Abschlussfolie Kontaktdaten für weitere Vertiefung anbieten

1.2 Die Arbeitstitel der Struktur in passende Überschriften oder Text - elemente feinschleifen

1.2.1 Für den Empfänger sensible Aussagen diplomatisch formulieren

1.2.1.1 Die Notwendigkeit diplomatischer Formulierungen erkennen

1.2.1.2 Bei Bedarf angemessen diplomatisch formulieren

1.2.3 Formulierungen unter Wahrung der Botschaft angemessen kürzen

1.2.3.1 Inhaltlich Eingrenzungen höherer Ebenen aufgreifen oder weitere Detaillierung tieferen Ebenen überlassen

1.2.3.2 Sprachlich durch prägnante Formulierungen Längen herausnehmen

2 Folien visualisieren: Die Botschaft mit relevanten Inhalten einfach veranschaulichen

2.1 Inhaltlich die für detailliertes Verständnis erforderlichen Informa-tionen auswählen

2.1.1 Erst überflüssigen Ballast abwerfen

2.1.2 Dann relevante Informationen bei Bedarf noch umformulieren oder beschaffen

2.2 Visuell PUR® gestalten

2.2.1 Passende Visualisierung erzeugt eine eingängige Assoziation zum Verständnis der Folienüberschrift

2.2.1.1 Für qualitative Inhalte treffende Fotos, konzeptionelle Bilder oder anschauliche Textbilder auswählen

2.2.1.2 Für quantitative Inhalte passende Wirtschaftsgrafiken entwerfen

2.2.2 Unmissverständliche Visualisierung grenzt Wichtiges und weniger Wichtiges klar ab

2.2.3 Regelkonforme Darstellungen erleichtern die Aufnahme durch Orientierung an visuellen Gewohnheiten

2.2.3.1 Allgemeingültige visuelle Gewohnheiten des Empfängers berücksichtigen

2.2.3.2 Spezifisch im Dokument eigene Gewohnheiten durch konsequenten Gestaltungs-einsatz aufbauen

Pyramidale Präsentationenprofessionell vortragen

1 Für den erfolgreichen Auftritt sollten Sie neben allge-meinen auch spezifisch-pyramidale Regeln beachten

1.1 Eine gelungene Präsentation kombiniert die Stärken von Unterlage und Mensch

1.2 Abgesehen von Animation können Sie auf den allgemeinen Präsentationsregeln aufbauen

1.2.1 Für den Auftritt vor Publikum gibt es umfangreiche und gute Literatur

1.2.2 Wesentliche Ausnahme ist nur die Animation, auf die Sie in den meisten Fällen verzichten sollten

1.2.3 Alle übrigen, klassischen Vortragsregeln können Sie auch für pyramidale Präsentationen anwenden

1.3 So müssen Sie beim Auftritt nur zwei spezifisch-pyramidale Aspekte ergänzen

2 Dabei können Sie ruhig Ihrer eigenen Persönlichkeit treu bleiben

3 Je nach Präsentationserfahrung Botschaften verdeutli-chen und auf das Publikum eingehen

3.1 Als unsicherer Präsentator Einstieg vorbereiten, dann der Unterlage und vielleicht sogar dem Publikum folgen

3.1.1 Tragen Sie die einleitenden Sätze auswendig vor

3.1.2 Geben Sie im Vortrag den pyramidalen Aufbau wieder

3.1.3 Lassen Sie sich vom Publikum ruhig das Heft aus der Hand nehmen

3.2 Als geübter Präsentator die Wahrnehmung des Publikums steuern und intensivieren

3.2.1 Mit Händen, Füßen und Mimik die eigenen Inhalte zu Bildern machen

3.2.1.1 Ohne Beamerbild aus zentraler Position neue Kapitel einführen

3.2.1.2 Unterschiedliche Positionen mit Assoziationen aufladen

3.2.1.3 Mit den Händen einfache Inhalte in den Raum malen

3.2.1.4 Und gerne auch mal lächeln, wenn es angemessen ist

3.2.2 Mit betonten Worten nicht nur Strukturelemente, sondern Inhalte hervorheben

3.3 Als Präsentationsprofi bei kleinem Publikum punktgenau auf das Informationsbedürfnis eingehen

3.3.1 Durch stetige Interaktion den notwendigen Detaillierungsgrad ermitteln

3.3.2 In Abhängigkeit vom notwendigen Detaillierungsgrad flexibel reagieren

3.3.2.1 Bei ausreichender Vertiefung weitere Inhalte freundlich überspringen

3.3.2.2 Bei Vertiefungsbedarf weitere Details anbieten

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