Finanz-Check für Vereine

2   Finanzierungskonzept

2.1 Brauchen wir überhaupt ein Finanzmanagement?

In vielen Gemeinden erlebt man in der heutigen Zeit ein ähnliches Bild: Haushalte stoßen an ihre Grenzen, Kürzungen stehen ins Haus. Diese gehen an den Vereinen zumeist nicht spurlos vorüber. Freiwillige Leistungen der Kommunen stehen auf dem Prüfstand, und damit die Unterstützung u. a. von Kultur, Sport und Jugendarbeit.

Lamentieren nützt wenig, die Vereine müssen vielmehr auf Grund der geänderten Situation ihre Möglichkeiten ausloten und neue Wege beschreiten. Und dies bezieht sich vielfach auf das Finanzmanagement. Die Situation der öffentlichen Haushalte ist dabei nur ein Thema. Wo man gegenwärtig in der Finanzierungslandschaft für Vereine auch hinschaut – Kürzungen auf der einen Seite und Preissteigerungen auf der anderen dominieren:

• Die wirtschaftliche Situation vieler Bürger wird enger.
• Die Ausgaben für die Lebenshaltung gehen immer mehr in die Höhe.
• Abgaben und Umlagen auch für Vereine steigen und
• die mangelnde Bereitschaft zu ehrenamtlichem Engagement ist zumindest für einen Teil der Vereine ein Thema.

Diese Entwicklungen sind unabhängig von dem Aufgabenbereich, dem sich ein Verein widmet.

Nicht nur die zuständigen Gremien für öffentliche Haushalte schauen kritischer nach dem Verbleib ihrer Gelder. Unternehmen und Geschäftsleute fragen zunehmend nach dem Ertrag, den ihre Gelder bringen: „Was bringt uns das?“ Spenden, Sponsoring, Zuschüsse, Beiträge – die Zukunftsperspektive zeigt auch keinen Hoffnungsschimmer am Horizont. Wo bleibt da der Verein? Nach langen Jahren des guten Auskommens für Vereine gilt es nun, aktiv die Finanzgeschicke unter schwierigen Bedingungen zu gestalten.

Die gut gestellten Vereine mit attraktiven, zuschauerwirksamen Angeboten, z. B. in Kultur und Sport, reich gesegnet mit Sponsoren und Spendern, sind eben nicht der Normalfall.

Finanzen als Grundaufgabe jedes Vereins

In der Vergangenheit waren es nur die wenigen Vereine mit umfassenden geschäftlichen Aktivitäten, die für sich in Anspruch nahmen, Finanzmanagement zu betreiben. Ansonsten ging es vor allem darum,

• den Haushalt aufzustellen,
• zu verabschieden,
• die Zahlungsströme zu regeln,
• die Einhaltung des Haushalts zu kontrollieren und
• auf der Jahreshauptversammlung Rechenschaft abzulegen.

Dass die Arbeitsschritte vollzogen werden müssen, wird auch so bleiben. Selbst bei diesen grundlegenden Schritten konnten Probleme auftreten:

• Die Aufstellung des Haushalts erfolgte in erster Linie nach den Werten der vergangenen Haushaltsperiode, neue Entwicklungen wurden zu wenig berücksichtigt.
• Bei der Haushaltsplanung wurden Positionen, z. B. von Gönnern oder auf Grund von mündlichen Unterstützungszusagen, berücksichtigt, die mehr auf Hoffnung bauten als auf Erfahrung oder vertragliche Grundlagen.
• Im laufenden Haushaltsjahr wurden Gelder möglicherweise kurzfristig für andere Vereinszwecke eingesetzt, als dies ursprünglich geplant war.
• Dem Verein zustehende Zahlungen verzögerten sich oder blieben ganz aus. Beispiele sind die berühmte Position „Beitragsaußenstände“ oder der Ausfall eines Gönners.

Wenn die finanzielle Lage des Vereins aber bedrohlich wird, müssen neue Wege beschritten werden (Abbildung 2).

Den Rahmen dafür gibt das Finanzmanagement. Verantwortliche in Vereinen befinden sich in einem Dilemma. Die Grundausrichtung des Vereins in unserer Gesellschaft beruht auf gegenseitiger Hilfe. Als Organisation in unserer Gesellschaft ist man gleichzeitig am Wirtschaftsleben beteiligt. Diskussionen in Vereinsversammlungen, Vorständen und Seminaren verdeutlichen dies. „Wir wollen nicht Verwalten oder Managen, wir wollen Musik machen“, „... Sport treiben“ oder „... gute Jugendarbeit machen“. In Abbildung 3 ist ein entsprechend vielfältiges Beziehungsgefüge für das Finanzmanagement im Verein zu sehen.

Abbildung 2: Ansatzpunkte zur Optimierung der Vereinsfinanzierung

Abbildung 3: Adressaten des Finanzmanagements im Verein

Finanzmanagement als Chance

Dem Anspruch einer Selbsthilfeorganisation, die in erster Linie um ihr sachliches Ziel bemüht ist, steht für viele Vereine die Situation gegenüber, alleine mit ihrem Beitrag die Finanzierung der Leistungen nicht sichern zu können.

Dieser Leitsatz bedeutet nicht, „mit Kanonen auf Spatzen schießen“. Es geht darum,

• aus dem reichhaltigen betriebswirtschaftlichen Instrumentarium
• passende Instrumente auszuwählen und
• vereinsangemessen einzusetzen.

Die als e. V. organisierte Selbsthilfegruppe, deren Einnahmen in erster Linie die bei den einzelnen Sitzungen zu füllende Kaffeekasse ist, benötigt keine Kosten- und Leistungsrechnung – der Fußball-Landesligist mit 6-stelligem Etat schon. Ziel ist die fundierte Entwicklung der Finanzbasis im Verein.

Genauso bedeutet der Leitsatz, dass man auch in der Vereinsarbeit verstehen muss, wie Unternehmen der Wirtschaft funktionieren und denken. Und dies gilt um so mehr, als die finanziellen Belange die Zusammenarbeit mit Unternehmen notwendig machen.

2.2 Übersicht: Finanzmanagement im Verein

Grundlagen des Finanzmanagements

Zuallererst hat jeder Verein seine Aufgabe zu erfüllen, die in der Satzung als Zweck grob umrissen ist und durch Arbeitsziele konkret wird. Um diese Ziele erreichen zu können, müssen die finanziellen Mittel beschafft werden. Es ist aber auch Aufgabe des Finanzmanagements, Grenzen aufzuzeigen, welche für die Leistungskraft des Vereins bestehen.

Das oberste Ziel jedes Vereins ist die Sicherung der Überlebensfähigkeit. Darunter ist die Sicherstellung der Finanzierung zu verstehen, konkreter die Sicherung der Liquidität. Denn was nützt es, wenn zum Jahresende sichere Einnahmen zu erwarten sind, aber in der Jahresmitte die Rechnungen nicht bezahlt werden können?! Liquidität bedeutet, zu jedem Zeitpunkt anstehende Zahlungen begleichen zu können.

Im weiteren Sinne zählt zu der Überlebensfähigkeit auch die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen an das Finanzmanagement, vor allem aus

• vereins-,
• steuer- und
• allgemeinen rechtlichen Vorschriften.

Stellvertretend für die vielfältigen rechtlichen Vorgaben können die folgenden Leitsätze für das Finanzmanagement als Orientierung dienen. Nutzen Sie diese als Checkliste für den eigenen Verein. Lassen Sie die Liste von allen Vorstandsmitgliedern ausfüllen, jedes einzelne „Nein“ oder „Weiß nicht“ bedarf der Klärung.

Woran bemisst sich der Erfolg des Finanzmanagements? Abgesehen vom Überleben, war es lange Zeit ein Erfolg für den Verein, wenn das Budget von einem Jahr auf das andere Zuwächse zeigte. Diese Zeiten sind für viele Vereine vorbei. Erfolgreiches Vereinsmanagement bedeutet den intelligenten und damit effizienten Einsatz der Vereinsressourcen. Deshalb muss Finanzmanagement immer als ein Bestandteil des strategischen Ressourcenmanagements gesehen werden.

Diese Forderung gilt für jeden Verein, egal ob er seine Lage momentan als gut oder schlecht einschätzt.

Leitsätze Finanzmanagement

Wir halten uns an die folgenden Leitsätze:

Ja

Nein

Weiß nicht

Das Finanzmanagement in unserem Verein entspricht den Grundsätzen der Wahrheit, Klarheit und Übersichtlichkeit.

Alle finanziellen Transaktionen werden vollständig und richtig aufgezeichnet.

Die Buchhaltung ist jederzeit auf dem aktuellen Stand.

Für alle finanziellen Transaktionen gibt es die notwendigen schriftlichen Belege.

Alle Buchhaltungsunterlagen werden bei uns ordnungsgemäß aufbewahrt.

Die mit den Finanzen betrauten Mitarbeiter bilden sich regelmäßig fort und sind Fachleute für die...