Dokumentenmanagementsysteme und deren Einführung in einem Unternehmen

Diplomarbeit aus dem Jahr 2002 im Fachbereich Informatik - Angewandte Informatik, Note: 1,7, FOM Essen, Hochschule für Oekonomie & Management gemeinnützige GmbH, Hochschulleitung Essen früher Fachhochschule (Fachbereich Informatik), Sprache: Deutsch, Abstract: Dokumentenmanagementsysteme und deren Einführung in ein Unternehmen: Wissen wird zur Ware, gleichbedeutend mit einem Rohstoff oder gar ein zu bearbeitendes Produkt, das zunehmend an Beachtung gewinnt. Neben Arbeit, Kapital und Boden gilt es deswegen schon längst als der »vierte Produktionsfaktor«, der in Wirtschaftsunternehmen und Verwaltung zum Wettbewerbsfaktor wird. Informationen müssen für Auswertungen oder aus steuerlichen Gründen über lange Zeiträume aufbewahrt und jederzeit verfügbar gemacht werden. Die Verwaltung und Speicherung von Wissen in Form von Dokumenten und die Fähigkeit, es in angemessener Zeit aufzufinden, wird deshalb zu einem wichtigen Aspekt heutiger Unternehmensorganisationen. Ziel dieser Arbeit ist es, dem Leser einen Einblick in die recht heterogene Welt der DMS und dessen heute üblichen Grundfunktionen zu geben. Im Gegensatz zu Standardsoftware stellt sich die Struktur eines DMS oft als sehr uneinheitlich dar, da sich bislang keine allgemein einheitlichen Standards am Markt entwickelt haben. Aus diesem Grund ist es kaum möglich, eine Musteranleitung für die Einführung eines DMS abzubilden - vielmehr sollen Anregungen zum Aufbau eines eigenen Systems gegeben werden, die durch Hinzuziehung von Literatur gesammelt werden konnten und durch praktische Erfahrungen gefestigt wurden. Da Dokumentenmanagementprojekte bezüglich Laufzeit, Integrationsanforderung und Akzeptanz durch die Mitarbeiter oft unterschätzt werden, ist eine umfangreiche und frühzeitige Vorbereitung mitbestimmend für den Erfolg des Projektverlaufs. Diese Arbeit soll technische Grundlagen zum Thema DMS und Workflow vermitteln und neben rechtlichen Aspekten einen möglichen Projektablauf aufzeigen. Zum Abschluss der Arbeit wird das Produkt 'Domino.Doc' des Anbieters IBM/Lotus als ein Lösungsansatz vorgestellt, das sich idealerweise in ein Unternehmen mit bereits bestehender Lotus Notes-Struktur integrieren lässt und deshalb besonders gut für eine kostengünstige Einführung geeignet ist.