Vom Papier zum elektronischen Dokumenten-Management-System

Studienarbeit aus dem Jahr 2003 im Fachbereich Informatik - Wirtschaftsinformatik, Note: 1,3, Duale Hochschule Baden-Württemberg Mannheim, früher: Berufsakademie Mannheim (Öffentliche Wirtschaft - Ver- und Entsorgungswirtschaft), Sprache: Deutsch, Abstract: Moderne Unternehmen, egal welcher Branche angehörig, müssen ihre Strukturen, Arbeitsabläufe und Strategien dem ständigen dynamischen Wandel der technologischen, sozialen, gesetzlichen und psychologischen Rahmenbedingungen in ihrer Umwelt anpassen, um langfristig am Markt existent und damit präsent zu bleiben. Ein wichtiger Faktor zur Erreichung dieses Ziels, ist die schnelle Informationsversorgung und die Minimierung der Durchlaufzeiten von Informationsträgern zwischen den einzelnen, der Organisation angehörigen, Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen. Dazu ist eine hervorragende Kooperation, Kommunikation und Koordination der Abteilungen absolut notwendig. Teamarbeit, der ständige Daten- und Erfahrungsaustausch sowie die schnelle Informationsbearbeitung werden zu zentralen Eigenschaften eines effizient-arbeitenden Unternehmens. Getreu dem Motto 'Wissen ist Macht' ist es von erheblicher Wichtigkeit, aufgrund der Wettbewerbssituation, die richtigen Informationen stets zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Diese JUST IN TIME-Informationsversorgung ist aber mit dem Medium Papier als Träger der Information nicht realisierbar. Des weiteren lässt sich mit Papier die heutige Masse neuer, für das Unternehmen relevanter, Informationen nicht mehr bewältigen. 'Der Mythos vom papierlosen Büro und die neuesten technischen Entwicklungen um diesen Wirklichkeit werden zu lassen' (so 'Dr. Eric Voermann')1. Mit dieser Thematik beschäftigt sich diese Arbeit. Kern der Ausführungen wird die Entwicklung vom Papier als Informationsträger hin zum modernen Dokumenten-Management-System sein, mit dessen Hilfe sich die Erstellung, das Suchen, die Weiterleitung, die Archivierung und letztlich auch das Wiederfinden von Informationen flexibilisieren und beschleunigen lässt. Folgende Gliederung wird zugrunde gelegt: Zu Beginn der Ausführungen wird das herkömmliche Medium zur Informationsspeicherung, also das Papier, mit seinen Vor- und Nachteilen sowie seine Ablage- und Archivierungsmöglichkeiten beschrieben. Danach erfolgt dann der Übergang vom physischen zum digitalen Dokument und dessen Ausprägungen. Im weiteren Verlauf wird der Zusammenhang zum Dokumenten-Management und zu Dokumenten-Management- Systemen geknüpft. [...] 1 Vgl. Voermann, Dr. Eric (2000)