Prozessübergreifendes Projektmanagement - Grundlagen erfolgreicher Projekte

4 Das Berichtswesen im Projektmanagement (S.149)

Gerhard Versteegen

4.1 Eine Neufassung von Krieg und Frieden
Es gibt wohl kaum ein Thema, das ungeliebter ist als das Berichtswesen innerhalb des Projektmanagements. Sie als Projektleiter werden mit Grauen daran denken, wie Sie nun Ihrem Vorstand gegenüber verargumentieren müssen, warum sich schon wieder ein Meilenstein verschiebt, warum nun doch zusätzliche Ressourcen benötigt werden, warum auf einmal neue Hard- oder Software beschafft werden soll, warum der Kunde unzufrieden ist usw.

Aber auch das Berichtswesen gegenüber dem Kunden ist mehr oder weniger eine lästige Aufgabe – „Ich will arbeiten und nicht labern," so ein junger Projektmanager, der innerhalb einer Woche zum dritten Mal zum Kunden zitiert wurde.

Das Perverse an der ganzen Geschichte: Je kritischer ein Projekt wird (je mehr also Ihr Einsatz als Projektleiter gefordert ist), desto mehr werden Sie sich in irgendwelchen Meetings wiederfinden, sich unsinnige Ratschläge anhören müssen und mit mehr oder weniger versteckten Drohungen konfrontiert werden. Als würde der Projektdruck an sich schon nicht ausreichen – es wird noch zusätzlicher Druck auf Sie aufgebaut. Und damit Sie den Druck auch richtig genießen können, wird er gleich von zwei Seiten aufgebaut: vom Kunden und von Ihrem Management.

Daher unser Tipp: Nutzen Sie das Berichtswesen nicht nur dafür, Ihrem Management und Ihren Kunden den jeweils aktuellen Status aufzuzeigen – verwenden Sie das Berichtswesen auch dazu, um die im Kapitel zuvor behandelten Aspekte eines Projekttagebuchs zu integrieren. Bauen Sie somit haltlosen Schuldzuweisungen vor und nehmen Sie den Vorwürfen den Wind aus den Segeln. Sehen Sie also das Berichtswesen nicht als Rechtfertigung, sondern vielmehr als Absicherung!

Oder noch positiver: Sehen Sie es als Bestätigung Ihres Erfolgs! In diesem Kapitel wollen wir das Berichtswesen unter den bereits angesprochenen Gesichtspunkten – gegenüber dem Kunden einerseits und gegenüber dem eigenen Management auf der anderen Seite – darstellen. Im Anschluss gehen wir nochmals auf das Thema Mitarbeiterführung ein, hier beleuchten wir die unterschiedlichen Möglichkeiten, wie der Projektleiter mit dem kontinuierlichen Druck umgeht, der auf ihm lastet.Viel hängt dabei von der Unternehmenskultur ab; in einem kleinen Exkurs zeigen wir auf, welche Rolle dabei das Gehaltsmodell spielen kann.

4.2 Berichtswesen gegenüber dem Kunden

4.2.1 Sinn und Ziele des Berichtswesens

Bei jeder Tätigkeit, die man ausübt, fragt man sich zunächst nach dem Sinn und Zweck – so natürlich auch beim Berichtswesen. Gut, der Kunde zahlt und er will schließlich auch wissen wofür. Daher hat er einen Anspruch auf regelmäßige Projektfortschrittsberichte.

Kein Kunde wird sich damit zufrieden geben, wenn man sich nach Erhalt eines Auftrags zurückzieht und irgendwann mal mit einer fertigen Software (und einer Rechnung) erscheint. Durch das regelmäßige Berichtswesen will der Kunde sicherstellen, dass Sie mit Ihrem Projekt auch auf dem richtigen Weg sind; es dient also in einer gewissen Form auch Ihrer eigenen Sicherheit.

Sollten Sie Ihr Projekt nicht nach Festpreis, sondern nach Aufwand abwickeln (nur noch sehr wenige Projektleiter sind in dieser glücklichen Lage), ist das Berichtswesen auch als Stunden- bzw. Tagesnachweis zu werten, auf dessen Basis abgerechnet wird.